Sistem Informasi Akademik
TEKNOKRAT
NAMA ANGGOTA :
ARYUDA 20311444
FERI CAHYA SETIWAN 20311445
JIMMY JULIANTONO 20311451
SEBASTIANUS BIMA SATRIA PRATAMA 20311420
M.RAFLI SAPUTRA 20311425
SALSA DESIA FITRI 20311068
SOFTWARE REQUIREMENTS SPECIFICATION
1. Pendahuluan
Dokumen ini berisi tentang penjelasan penggunaan dan penulisan Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak (SKPL) atau Software Requirement Specification (SRS). Dokumen ini selanjutnya akan menggunakan istilah SRS.
Software Requirement Specification (SRS) menjelaskan berbagai macam kebutuhan pembuatan produk, yaitu kebutuhan spesifik yang terdiri dari kebutuhan fungsionalitas, termasuk di dalamnya input, proses, dan output dari produk dan kebutuhan non-fungsionalitas. Kebutuhan antar muka juga digambarkan dengan jelas di dalam dokumen ini, terdiri dari kebutuhan antar pengguna, antar hardware yang menjelaskan kebutuhan yang harus ada untuk menjalankan atau mengoperasikan aplikasi sistem, kebutuhan antar software yang menjelaskan bagaimana cara pengguna berinteraksi dengan sistem, dan kebutuhan antar komunikasi.
Dokumen ini dibuat untuk membantu membuat spesifikasi perangkat lunak yang akan dikembangkan dengan rancangan berorientasi proses. Pada prinsipnya, hasil analisis sistem perangkat lunak dengan rancangan ini dikategorikan sebagai sekumpulan proses yang terorganisasi secara hirarkis, memberikan solusi dan memberikan batasan masalah agar proyek tidak menyimpang terlalu jauh dari tujuan awal serta manfaat dari sistem informasi yang akan dibuat. Software Requirement Spesification ini menjadi acuan agar proyek dapat berjalan dengan lancar selama pengerjaannya serta sebagai bahan evaluasi mulai awal hingga akhir pengerjaannya.
1.1 Tujuan
Tujuan pembuatan perangkat lunak tentang Sistem Informasi Akademik ini adalah agar dapat dioptimalkan oleh penggunanya. Spesifikasi tujuannya adalah sebagai berikut:
a. Memberikan suatu informasi kepada mahasiswa agar mahasiswa dapat menggunakan informasi yang tersedia dan bisa memanfaatkan informasi sebaik mungkin.
b. Memberikan kemudahan akses dan efisiensi waktu dalam hal kontrak mata kuliah.
c. Memberikan feedback kepada mahasiswa dan dosen, baik laporan rekapitulasi maupun KHS per semester.
d. Dapat melakukan layanan akademik seperti KRS, KHS, maupun transkrip secara online.
e. Mengelola data mahasiswa, dosen, mata kuliah, dan layanan informasi yang berhubungan dengan akademik
1.2 Ruang Lingkup
Semua hal yang tercantum dalam dokumen ini merupakan bagian dari ruang lingkup kebutuhan pembangunan perangkat lunak berupa aplikasi yang digunakan untuk pengelolaan Sistem Informasi Akademik berbasis web yang memiliki beberapa fasilitas, yaitu:
a. Sistem mampu menampilkan data mahasiswa secara keseluruhan, baik tingkat universitas, fakultas, jurusan dan program studi, tahun angkatan, dll
b. Sistem melayani pengisian KRS secara online
c. Sistem mampu melayani pencetakan dan pengecekan KHS secara online
d. Sistem mampu melayani pengecekan dan pencetakan transkrip sementara
e. Sistem mampu mencatat dan menampilkan laporan akademik secara periodik
f. Sistem mampu menampilkan mahasiswa beserta dosen pembimbingnya (PA ataupun TA)
g. Sistem mampu menampilkan daftar dosen dan mata kuliah yang diampunya.
1.3 Definisi, Singkatan, dan Istilah
a. SRS: Software Requirements Specifications (Spesifikasi Persyaratan Perangkat Lunak)
b. Software Requirement Specification (SRS) adalah dokumen yang menggambarkan secara detail spesifikasi kebutuhan software dalam pembangunan perangkat lunak
c. Software: Perangkat Lunak
d. Hardware: Perangkat Keras
1.4 Referensi
· IEEE Std. 830-1998, IEEE Recommended Practice for Software Requirement Specifications.
· www.processimpact.com/process_assets/srs_template.doc, diakses pada 16 September 2014 pukul 14.20.
· www.tonoprpl.files.wordpress.com/2011/10/srs-si-kopkar-v1.pdf, diakses pada 16 September 2014 pukul 14.35.
· Portal akademik Teknokrat https://siakad.teknokrat.ac.id/
· Software Engineering: A Practioner’s Approach 5th Edition, Roger S. Pressman, McGrow Hill, 2001.
2. Deskripsi Umum
Keberadaan pengolahan data menjadi informasi secara terkomputerisasi menjadi sangat penting. Hal itu dikarenakan pengolahan data secara terkomputerisasi mampu memberikan kontribusi yang besar untuk kinerja dari suatu organisasi. Tanpa adanya sistem yang terkomputerisasi, organisasi akan menghadapi beberapa kendala untuk memperoleh informasi yang aktual dan akurat. Hal itu bisa disebabkan oleh proses pengumpulan dan pengolahan data masih dilakukan secara manual. Dengan bantuan sistem yang terkomputerisasi, informasi dapat dikelola dengan baik, sehingga dapat menciptakan efisiensi waktu dan biaya.
Universitas sebagai suatu organisasi tentunya membutuhkan sistem informasi dalam mengelola mahasiswa, sarana dan prasarana, dosen dan karyawan, keuangan, serta kegiatan lainnya yang berhubungan dengan penyelenggaraan kegiatan universitas. Universitas Teknokrat Indonesia sebagai salah satu penyelenggara pendidikan memiliki sistem informasi untuk akademik yang disebut dengan SIAKAD-TEKNOKRAT. Proses akademik yang dapat ditangani oleh SIAKAD-TEKNOKRAT saat ini hanya sebatas pengelolaan nilai yang dilakukan oleh fakultas tetapi mahasiswa belum bisa mendapatkan feedback secara langsung. Mahasiswa menunggu hingga awal semester baru dan datang sendiri ke fakultas untuk melihat atau meminta transkrip nilai. Diharapkan sistem ini dapat mendayagunakan sistem yang sudah ada saat ini, sehingga end user dapat dengan mudah mengakses informasi yang dibutuhkan sewaktu waktu.
2.1 Perspektif Produk
Dokumen ini mendeskripsikan factor-faktor yang dapat mempengaruhi perangkat lunak secara umum dan kebutuhannya. Perangkat lunak yang akan dibangun diharapkan bisa memberikan efisiensi dan efektivitas dalam proses layanan akademik. Kemudian produk ini akan dijalankan oleh admin pemilik sistem dan user yang memiliki koneksi ke internet. Pengguna sistem terbagi dalam 5 kategori yaitu Root/Super Administrator, Administrator, Sub. Bagian Akademik, Dosen dan Mahasiswa. Produk ini dapat berjalan pada platform atau sistem operasi apa saja yang mendukung aplikasi berbasis web. Implementasi perangkat lunak juga diharapkan dapat mengurangi permasalahan dalam layanan akademik seperti KRS, KHS, dll
2.2 Fungsi Produk
Adapun fungsi dari sistem ini yakni:
a. Fungsi bagi masyarakat akademis
Sebagai sebuah sarana untuk melakukan kegiatan belajar dan mengajar (proses akademik) pada dunia maya yang menghemat waktu. Sesuai dengan layanan-layanan yang ditawarkan, para civitas akademika pada lingkungan Teknokrat akan merasakan hal yang sama layaknya kegiatan yang biasa dilakukan secara konvensional maupun manual.
b. Fungsi bagi instansi terkait
Sebagai sarana mempermudah instansi dapat memberikan informasi-informasi terkait akademik kepada anggota-anggota akademiknya.Pada umum fungsi pada proses Sistem Informasi Akademik SIAKAD TEKNOKRAT ini dimulai dari login username dan password mahasiswa, dalam hal ini setiap user (bergantung dari masing-masing setiap karakteristik user) yang telah mempunyai hak akses khusus untuk mengakses tiap-tiap form.
2.3 Karakteristik User
Dalam merancang sebuah Sistem Informasi Akademik mempunyai karakteristik masing- masing user sebagai berikut:
a. Root/Super Administrator
1) Mengatur hak akses (privilege) pada setiap user
2) Mengendalikan/mengontrol aktifitas yang terjadi dalam sistem
3) Menjamin keamanan dan kelancaran data pada sistem
b. Administrator Program Studi
1) Memasukkan daftar mata kuliah
2) Membuat dan menawarkan jadwal kelas mata kuliah, jadwal ujian, jadwal sidang serta menyusun paket kelas mata kuliah untuk mahasiswa (bila dibutuhkan)
c. Staff Bagian Akademik
1) Membuat kalender akademik untuk program studi
2) Menyusun dan mengubah kurikulum untuk program studi
3) Melakukan verifikasi dari pengajuan mata kuliah spesial seperti skripsi, tesis, disertasi, dan sebagainya yang dilakukan oleh mahasiswa
4) Mengubah status mahasiswa ke status tertentu yang diperbolehkan seperti cuti, sesuai ketentuan yang berlaku
d. Dosen
User ini dapat digolongkan menjadi 3 bagian, yaitu:
· Dosen Pembimbing Akademik
1) Melihat kalender akademik
2) Melihat jadwal kelas mata kuliah, jadwal ujian, serta jadwal sidang di program studi yang bersangkutan
3) Melihat nilai mahasiswa yang dibimbing
· Dosen Pengampu Mata Kuliah
1) Melihat kalender akademik
2) Melihat jadwal kelas mata kuliah, jadwal ujian, serta jadwal sidang di program studi yang bersangkutan
3) Melihat daftar peserta kelas mata kuliah yang diampu
4) Mengisi satuan acara pengajaran (SAP) untuk kelas mata kuliah yang diampu
5) Mengisi komponen penilaian dan nilai akhir untuk kelas mata kuliah yang diajarkan
· Dosen Pembimbing Skripsi/Tesis/Disertasi/Kerja Praktek
1) Melihat kalender akademik
2) Melihat jadwal kelas mata kuliah, jadwal ujian, serta jadwal sidang di program studi yang bersangkutan
3) Mengisi catatan bimbingan untuk mahasiswa yang sedang mengambil mata kuliah spesial seperti skripsi/tesis/disertasi/kerja praktek bimbingannya
e. Mahasiswa
1) Melihat kalender akademik
2) Melihat ringkasan data akademik (KHS)
3) Melihat riwayat akademik yang telah dijalani mahasiswa (transkrip nilai)
4) Melihat jadwal kelas mata kuliah, jadwal ujian, serta jadwal sidang di program studi yang
bersangkutan
5) Mengisi Kartu Rencana Studi (KRS) pada masa registrasi akademik
6) Melihat rencana perkuliahan dari kelas mata kuliah yang sedang diambil
2.4 Batasan-batasan
Batasan proyek Sistem Informasi Akademik ini adalah sebagai berikut:
a. Sistem informasi ini akan dibangun dengan menggunakan Bahasa Pemogramaman PHP.
b. Sistem informasi yang akan dibangun dilengkapi dengan pemberian hak akses masing-masing user, antara lain Root/Super Administrator, Administrator, Staff Bagian Akademik, Dosen dan Mahasiswa.
c. Sistem informasi yang dibangun adalah pengembangan dari Sistem Informasi Akademik tentang Kontrak Mata Kuliah/Isian KRS.
d. User yang menggunakan sistem ini harus login dengan username dan password yang telah ditentukan sebelumnya.
e. Input atau masukan dari sistem ini, untuk mahasiswa menggunakan Nomor Induk Mahasiswa (NPM) sebagai username dan password yang sebelumnya telah ditentukan, sedangkan untuk dosen menggunakan NIDN sebagai username dan NIP sebagai password.
f. Output dari sistem ini adalah informasi mengenai akademik, pada user mahasiswa antara lain kartu rencana studi (KRS), kartu hasil studi (KHS), transkrip sementara, rekapitulasi hasil studi mahasiswa selama mengikuti perkuliahan, jadwal kuliah mahasiswa, jadwal ujian mahasiswa, dan laporan presensi mahasiswa.
2.5 Asumsi dan Ketergantungan
Asumsi dan ketergantungan yang digunakan dalam proyek ini adalah:
a. Hak akses user hanya dapat dibuat dan dikelola oleh Root/Super Adminitrator (Staff IT)
b. User pengguna sistem ini dapat memahami serta dapat mengoperasikan komputer, terutama untuk aplikasi berbasis web
c. Tersedia sarana web-server dan internet untuk pengaksesannya
3. Kebutuhan-kebutuhan Antarmuka Eksternal
3.1 Antarmuka User
Aplikasi Sistem Informasi Akademik TEKNOKRAT ini menggunakan antarmuka berbasis web. Pengguna mengoperasikannya menggunakan keyboard dan mouse dengan sistem operasi apa saja.
3.2 Antarmuka Perangkat Keras
Perangkat keras yang dibutuhkan untuk membantu kelengkapan pembangunan sistem yang sedang dirancang meliputi:
a. UPS, merupakan generator mini yang digunakan untuk membantu server agar selalu dapat dalam kondisi menyala. Dan juga diharapkan dengan penggunaan alat bantu UPS tidak terjadi kerusakan dalam media penyimpanan dalam computer server.
b. Keyboard, merupakan salah satu alat untuk proses menginputkan informasi yang dibutuhkan oleh system. Baik berupa karakter, angka maupun symbol-symbol yang dibutuhkan oleh system.
c. Mouse, membantu system untuk dapat mengenali inputan dari pengguna dengan melakukan click, drag, dll.
d. Monitor, membantu pengguna untuk mengetahui dan menampilkan apa yang menjadi output dari system. Serta menjadi perantara komunikasi antara system dengan pengguna.
e. Komputer PC, dengan spesifikasi processor 2.1 GHz, Memory (RAM) 2 GB, Hardisik 360 GB, VGA 1 GB.
3.3 Antarmuka Perangkat Lunak
Spesifikasi minimal perangkat lunak yang dibutuhkan untuk pengoperasian sistem, antara lain:
a. Sistem operasi Microsoft Windows 8
b. Sistem ini dibangun menggunakan Bahasa pemograman PHP dan DBMS MySQL untuk sistem databasenya. Serta menggunakan Microsoft Visio Project untuk manajemen desain dan proyek
c. Web-browser seperti Opera, Mozilla, Google Chrome, ataupun yang lain
3.4 Antarmuka Komunikasi
Desain antarmuka untuk komunikasi dalam sistem yang dibangun menggunakan jaringan kabel LAN (Local Area network) sebagai penghubung antara komputer server dengan komputer client yang dihubungkan dengan media perantara kabel dengan konektor RC 45 sehingga dapat dikenali antara satu komputer dengan yang lain.
4. Fitur-fitur Sistem
4.1 Umum
Aplikasi Sistem Informasi Akademik adalah aplikasi yang berbasiskan web yang digunakan untuk membantu menunjang kegiatan akademis. Aplikasi ini bersifat online dan bisa diakses oleh pengguna yang terhubung ke jaringan internet sehingga pengguna dapat menggunakan aplikasi ini dimana saja dan kapan saja. Aplikasi yang dibangun juga mengintergrasika proses bisnis yang ada dari semua fakultas sehingga memudahkan proses pemantauan.
4.2 Kewenangan Akses
Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) berbasis web memiliki kewenangan akses bertingkat, sehingga, dapat dikontrol oleh beberapa orang staf atau karyawan. Masing-masing pengelola dapat diberikan kewenangan yang berbeda-beda, sehingga fitur-fitur yang ada pada SIA dapat lebih cepat diimplementasikan pada lingkungan kampus. Secara umum aplikasi yang dibangun memiliki 3 kategori pengguna yang setiap kategorinya dapat diturunkan dalam kategori-kategori pengguna baru dengan kewenangan akses yang lebih terbatas. Ke tiga kategori pengguna tersebut adalah:
1. Root/Super Administrator
2. Administrator
3. Penyelenggara Pendidikan (Sub bagian Akademik)
4. Mahasiswa
5. Dosen
Di mana setiap pengguna dapat memiliki lebih dari 1 peran pada lebih dari satu program studi yang berbeda dengan hanya menggunakan satu akun untuk mengaksesnya.
4.3 Catatan Akses (Log)
Aplikasi Sistem Informasi Akademik dilengkapi dengan catatan akses (Log) untuk setiap pengguna login. Dengan kemampuan ini diharapkan seluruh aktivitas user login dapat terpantau, sehingga memudahkan untuk pemeriksaan di masa yang akan datang.
4.4 Fungsi Informasi
Fungsi informasi dalam Sistem Informasi Akademik yang dimaksud ialah informasi- informasi yang tersedia dalam sistem yang berhubungan dengan proses akademik yang berlangsung baik dalam kontek program studi, jurusan maupun universitas. Fungsi informasi ini diimplementasikan dalam bentuk menu-menu yang dikategorikan.
Adapun menu-menu yang tersedia, diantaranya adalah:
1. Menu Home
Menampilkan halaman selamat datang, yang berisi berita ataupun pengumuman bagi pengguna.
2. Menu Sistem
Menampilakan daftar nilai akhir dan nilai komponen mahasiswa dalam suatu kelas mata kuliah.
3. Menu Kalendar
Menampilkan daftar kegiatan dalam 1 periode tahun ajaran dan dapat menambah daftar kegiatan.
4. Menu Pembimbing
Menampilkan daftar Pembimbing akademik beserta daftar mahasiswa bimbingan.
5. Menu Matakuliah
Menampilkan daftar mata kuliah dengan terlebih dahulu memilih kurikulum tertentu.
6. Menu Kurikulum
Menampilkan daftar kurikulum di suatu program studi yang juga dapat diubah serta dapat meng-assign mahasiswa untuk mengadaptasi kurikulum tertentu.
7. Menu Perkuliahan
Dapat melakukan fungsi-fungsi yang berkaitan dengan perkuliahan, seperti absensi, penilaian dan lain-lain.
8. Menu Mahasiswa
Dapat melakukan fungsi-fungsi yang berkaitan dengan mahasiswa, seperti melihat daftar mahasiswa, update status mahasiswa dan perubahan nilai mahasiswa.
9. Menu Jadwal
Menampilkan, menambah ataupun mengubah jadwal perkuliahan dan jadwal ujian
10. Menu Laporan
Menampilkan beberapa Laporan yang dapat dicetak. Laporan-laporan secara garis besar dikelompokkan menjadi 3, yaitu:
- Laporan Awal semester
- Laporan Akhir semester
- Laporan Isidental
11. Menu Support
Menampilkan dokumen manual, FAQ, PDF reader untuk membuka dokumentasi.
5. Kebutuhan-kebutuhan Non-Fungsional
5.1 Kebutuhan Kinerja
a. Aplikasi ini dapat digunakan oleh end-user dengan mudah, karena semua tampilannya dibuat menggunakan bahasa Indonesia
b. Adanya User Guide yang dapat memudahkan pengguna ketika mendapatkan kesulitan dalam menjalankan aplikasi
c. Tidak ada training-program bagi user, karena aplikasi ini user friendly
5.2 Kebutuhan Tahan Uji
a. Untuk memperbaiki setelah terjadi kesalahan maksimal selama 3 menit
b. Dimungkinkan keakuratan output dari aplikasi ini mencapai 100% karena fungsi utama dari aplikasi ini mengedepankan keakuratan data. Ketidakakuratan data bisa juga terjadi akibat kesalahan user
c. Maksimum kesalahan yang akan terjadi adalah aplikasi tidak bisa dijalankan dan data tidak bisa diakses
5.3 Kebutuhan Performansi
a. Respon program kurang dari 10 detik
b. 1 kali melakukan proses membutuhkan waktu kurang dari 15 detik
c. Kapasitas penyimpanan lebih besar
d. Cara yang dilakukan jika program error adalah mematikan program lalu menjalankan lagi program tersebut
e. Secara umum tidak ada kendala dalam performa, karena sistem ini dirancang dengan software
dan hardware yang telah memenuhi standar kelayakan
5.4 Kebutuhan Keamanan
Admin dan user harus melakukan login untuk dapat mengakses sistem dan didukung keandalan dari server penyedia hosting.
